Der Alltag nach der Entlassung

Wenn eine Patientin aus der Klinik in die häusliche Pflege entlassen wird, beginnt die kritische Phase oft erst am Tag danach: Der Pflegedienst sucht Medikamentenplan, Wunddokumentation und Angehörigenkontakte zusammen. In einer Beispielregion mit 14 Pflegediensten und zwei Kliniken gingen diese Informationen 2023 noch per E-Mail, Fax und Telefon. Jede dritte Übergabe erforderte mindestens eine Rückfrage; jede zehnte begann mit fehlenden Angaben. Das ist kein Personalproblem, sondern ein Strukturproblem.

Warum die Übergabe aus dem Takt gerät

Die Ursache liegt selten im Engagement der Beteiligten. Kliniken dokumentieren im Krankenhausinformationssystem, Pflegedienste in ihrer eigenen Software, Angehörige oft auf Papier. Es gibt keinen gemeinsamen Ort für den aktuellen Stand. Dadurch entstehen doppelte Einträge, Versionen mit unterschiedlichem Datum und Rückfragen, die im laufenden Betrieb niemandem zugeordnet sind. Die Folge: Zeitverlust am ersten Pflegetag und Unsicherheit bei den Beteiligten.

Eine interne Auswertung des Beispiels zeigte: Eine telefonische Rückfrage kostete im Schnitt 18 Minuten, bis der richtige Ansprechpartner erreicht war. Bei 120 Übergaben im Monat summierte sich das auf rund 36 Stunden – Zeit, die in der direkten Versorgung fehlte.

Was casea konkret ändert

Die Plattform casea setzt genau an dieser Lücke an: Sie bündelt die fallbezogenen Informationen in einer digitalen Fallakte, die Klinik, Pflegedienst und – nach Freigabe – Angehörige sehen können. Statt Dateien hin- und herzuschicken, wird ein Eintrag ergänzt und mit Zeitstempel versehen. In dem beschriebenen Beispiel sanken die Rückfragen innerhalb von sechs Monaten um 48 Prozent; die Zahl der unvollständigen Übergaben fiel von zehn auf vier Prozent. Entscheidend ist nicht die Technik allein, sondern eine klare Regel: Jede Information bekommt eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum.

Schritt für Schritt zur belastbaren Fallakte

1. Fall anlegen: Die Klinik eröffnet die Akte mit einer anonymisierten Fallnummer und den Basisdaten, die für die Weiterbehandlung nötig sind.
2. Rollen festlegen: Pflegedienst, Kliniksozialdienst und Angehörige erhalten nur die Rechte, die sie wirklich brauchen.
3. Übergabe markieren: Ein Pflichtfeld dokumentiert, welche Information noch fehlt und wer sie bis wann liefert.
4. Rückfragen bündeln: Fragen werden direkt am Eintrag gestellt, nicht per separater E-Mail. Das hält den Verlauf nachvollziehbar.

FAQ zur Einführung

Ersetzt casea die bestehende Pflegesoftware?

Nein. casea ist als ergänzende Fallakte gedacht; die Pflegedokumentation bleibt im Fachsystem. Wichtig ist eine eindeutige Fallnummer, damit beide Systeme denselben Fall meinen.

Wie lange dauert die Umstellung?

Für einen Pflegedienst mit 30 Fällen reichen in der Regel zwei Workshops und eine vierwöchige Begleitphase. Danach lässt sich der Nutzen an drei Kennzahlen prüfen: Rückfragen pro Übergabe, unvollständige Übergaben und Zeit bis zur ersten dokumentierten Leistung.

Was passiert beim Datenschutz?

Zugriffe werden rollenbasiert vergeben und protokolliert. Angehörige sehen nur die Felder, die der Pflegedienst ausdrücklich freigibt; sensible medizinische Details bleiben in der Fachdokumentation.